安徽农业大学学生社团档案管理暂行规定

第一章  总 则

第一条        为加强学生社团档案管理工作，有效的管理和使用档案，提高学生社团自我管理、自我教育、自我服务的水平，特制定本规定。

第二条        本规定所称的档案是指历届学生社团管理委员会职能部门和学生社团开展各项活动形成的具有存放价值的各种文字、图表、报表、电脑盘片、声像材料、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条      资源档案部将逐步完善档案制度，确保档案的日常管理和借用工作正常开展。

第二章  档案收集管理

第四条        一般的文书档案形成后由相关工作人员将其存放于存档文件夹中，并负责统一入柜存放，任何人不得据为己有。

第五条        资源档案部应定期向各学生社团收取有存放和收藏价值的各项活动的各种材料，并统一存入档案柜。

第六条        档案管理人员应定期分类整理档案，对不同的材料做好相应的登记和编号工作。

第七条        属各职能部门保管的与部门工作密切的档案，各职能部门应在每年的社管会换届前十天内整理好所有材料交至资源档案部统一存放。

第三章  档案借阅管理

第八条        借阅学生社团管理委员会非机密档案，借阅人必须持所在部门或学生社团第一负责人签名的借条，经资源档案部分管副主任或资源档案部负责人同意，履行登记工作之后方可借阅。

第九条        各职能部门成员不得随意携带学生社团管理委员会重要文件材料；确因工作需要，经资源档案部核准后，方可带出。

第十条        档案借阅人负责对所借档案材料的妥善保管工作，不得私自复制、调换、涂改、污毁等。

第十一条      档案借出的时间为一周，必要时可以续借；需要长期借出的，必须经资源档案部分管副主任批准并报至学生社团管理委员会常委会。

第十二条      档案借出时，档案管理人员应在借出的档案位置上放一代替卡，标明借出时间、借阅单位和借阅人，以便查阅和催还。

第十三条       借出的档案材料因保管不利造成严重毁坏或丢失时，应及时报至资源档案部。

第四章  附则

第十四条   本规定公布之日起实施。

第十五条 档案保管和使用情况将作为学生社团评优标准之一。

第十六条  本规定最终解释权归学生社团管理委员会常委会所有。